Utilize sempre os três níveis (Categoria, Conta, Subconta) para evitar lançamentos imprecisos e garantir relatórios confiáveis. Evite criar subcontas muito específicas (ex: "Papelaria do João"). Use nomes genéricos (ex: "Material de Escritório") para que os relatórios sejam agrupados de forma útil.
Nunca deixe de preencher o CPF/CNPJ no cadastro de pessoas. Considere o CPF/CNPJ como campo obrigatório "moral". Sem ele, você terá problemas na emissão de notas e na identificação de duplicidades. Recomenda-se manter um único cadastro por pessoa, mesmo que ela exerça múltiplos papéis. Isso evita duplicidade de informações, melhora os relatórios e facilita o controle financeiro
Respeite a ordem do sistema: primeiro gere a Fatura (documento interno) e depois emita a Nota Fiscal (documento oficial) baseada nela.
Nunca misture despesas pessoais dos sócios com as do escritório. Utilize o Plano de Contas para classificar corretamente o que é "Gasto com o Escritório".
Cadastre todos os contratos no sistema para gerar previsões de receita e saber com antecedência quanto e quando a empresa irá receber.
Utilize o cadastro de faturas manuais para registrar formalmente todos os valores cobrados, evitando perdas de receita por falta de registro. Se possível sempre vincule faturamentos a contratos. Isso permite saber quais áreas do direito (Cível, Trabalhista, etc.) são mais lucrativas para o escritório.
Fatura e Nota Fiscal são coisas diferentes. A fatura organiza o seu financeiro interno; a nota fiscal formaliza a sua obrigação com o governo.
Revise semanalmente as faturas com status "Pendente" para garantir que nenhuma cobrança foi esquecida.
Recomenda-se sempre revisar as informações antes de salvar um lançamento, principalmente valores, datas e classificação. Além disso, manter um padrão de preenchimento reduz inconsistências e melhora a confiabilidade dos dados.
Recomenda-se acompanhar frequentemente o contas a receber, utilizando filtros para identificar valores em atraso. Com isso, é possível agir rapidamente na cobrança e manter o fluxo de caixa saudável.
Utilize relatórios como a DRE Analítica para acompanhar receitas, despesas e lucro. Essa análise deve ser feita periodicamente para apoiar decisões estratégicas.
Realize revisões periódicas no plano de contas, contratos e cadastros de pessoas. Inative itens que não são mais utilizados e mantenha apenas o que é relevante para a operação atual.
Sempre registre despesas que serão cobradas posteriormente como reembolso. Isso garante controle sobre valores adiantados pelo escritório e evita perdas financeiras por esquecimentos.
Recomenda-se registrar todos os repasses vinculados aos recebimentos correspondentes. Isso garante transparência, evita erros na distribuição de valores e mantém o controle sobre o que realmente pertence ao escritório.
Não utilize lançamentos a pagar ou a receber para movimentações internas. Sempre utilize a funcionalidade de transferência entre contas para evitar duplicidade de receitas ou despesas.
Recomenda-se utilizar o extrato do movimento para validar entradas, saídas e transferências. Essa prática facilita a conciliação bancária e garante maior controle sobre os saldos.
Recomenda-se evitar alterações após a baixa do lançamento. Caso seja necessário corrigir, avalie o impacto nos relatórios e, se possível, registre um novo lançamento para manter o histórico consistente.
Recomenda-se criar uma rotina de acompanhamento financeiro, revisando lançamentos, baixas, inadimplência e relatórios com frequência. A consistência na operação é o principal fator para uma boa gestão.
Sempre que um cliente realizar um pagamento, faça a baixa imediatamente no lançamento correspondente. Isso mantém o histórico de contas a receber atualizado e evita falsa inadimplência e cobranças indevidas.